A5Sys, l'ESN Nantaise | SharePoint On-Premises vs SharePoint Online
A5sys partage avec vous son expertise SharePoint et vous montre les différences entre ses versions On-Premises et Online. Nous vous accompagnons dans vos démarches de recherche et/ou d'intégration de logiciel collaboratif.
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SharePoint On-Premises vs SharePoint Online

06 déc SharePoint On-Premises vs SharePoint Online

Ci-après la première partie de la transcription d’un dialogue entre un ingénieur avant-vente A5sys et l’un de nos clients…

 

« SharePoint » j’entends ce mot régulièrement mais, j’ai du mal à comprendre ce que c’est en pratique… !

Microsoft Office SharePoint Server (de son « vrai » nom complet) est un produit de la suite Office de Microsoft. Pour une première définition, je dirais que c’est un portail d’entreprise qui facilite la collaboration au sein d’une société. Par collaboration, il s’agit de mettre à disposition des personnes des fonctionnalités leur permettant de facilement :

Partager de l’information

Le partage d’information va, selon nous, au-delà de l’échange d’information. Une fois qu’une information a été élaborée, il est souvent intéressant de la mettre à disposition d’autres personnes dans l’entreprise. Pour cela SharePoint propose des interfaces simples pour mettre à disposition d’un tiers une information à laquelle il n’a à priori pas accès ; à cause d’un cloisonnement par exemple.

Echanger de l’information

L’échange d’information efficace est un réel challenge. La problématique consiste à mettre à disposition d’un groupe d’individus (un groupe projet par exemple) un ensemble de structures leurs permettant de facilement et sans hésitation centraliser l’information dans un endroit unique ; peut-importe le type d’information à échanger.

Classifier de l’information

Point pivot dans la capacité à retrouver une information : sa classification. Il s’agit d’apposer une ou des propriétés supplémentaires à une information afin que celle-ci revête une dimension supplémentaire que son seul titre (parfois pas très explicite…) ne peut transcrire. Différents types de propriétés sont gérés par SharePoint et sont mis en œuvre selon le contexte.

Trouver de l’information

Elément central et quasi incontournable d’un environnement SharePoint : le moteur de recherche. Celui-ci est complètement au niveau de Bing (ou Google…) mais avec des fonctionnalités orientées entreprise qui permettent de tirer parti à la fois des propriétés, des droits, de l’emplacement, du profil utilisateur, du jargon pratiqué dans l’entreprise. Le but est double : rapidement trouver une information dont on sait qu’elle est dans le système et trouver une information dont on ignore l’existence.

Gérer la confidentialité de l’information

Autre élément reconnu de SharePoint : la fiabilité et la robustesse de l’authentification et du moteur de sécurité.  Tout élément de SharePoint est sécurisable et la gestion des droits est très souple. Si une données est catégorisée comme sensible, plusieurs mécanismes permettent de s’assurer que toute modification soit validée avant application.

Gérer la véracité de l’information

Selon le contexte, il peut être intéressant de s’assurer qu’une information diffusée soit vraie et vérifiée. C’est ici qu’interviennent les mécanismes d’approbations : pour qu’un information soit visible de tous, celle-ci doit être approuvée par une population particulière d’utilisateur, les approbateurs. Cela peut-être répété tout au long du cycle de vie de l’information ; si celle-ci demande à être modifiée, une autre demande d’approbation est requise.

Ah oui, rien que ça… ! Plus concrètement cela se matérialise comment ?

Reprenons les concepts un par un, et avant cela je clarifie que pour moi une « information » revêt différentes formes : formelle, informelle, matériel, volatile, conventionnelle, non-conventionnelle (un fichier, une note, un commentaire, un appel téléphonique…)  et on pourrait certainement trouver d’autres formes encore. Information est donc pour moi le terme générique pour désigner quelque chose qui a de l’importance pour l’entreprise, pour un projet  ou pour quelqu’un.

J’entends également de plus en plus parler de SharePoint Online, quelle est la différence ?

SharePoint Online est le pendant Cloud de SharePoint Server. Il s’agit d’un environnement SharePoint tel que décrit mais propulsé par l’offre Office 365. Les possibilités sont très similaires à ce que SharePoint Server permet. La différence qui semble fondamentale est que SharePoint Online, de par sa structure de coûts simple et abordable est accessible par toutes les entreprises désireuses de se structurer et d’offrir à ses collaborateurs un moyen moderne et pratique de collaborer.

 L’élément le plus restrictif, par rapport à une plateforme SharePoint Server, est certainement l’usage des Flux de travail (WorkFlow). Leur mise en œuvre est rapidement couteuse sur SharePoint Online et, de fait, les liens avec le reste du système d’information sont plus compliqués ; mais pas infaisables…

SharePoint Online

SharePoint Server

Solution dans le Cloud

Haute disponibilité

Coût de maintenance fixe

Solution localeRessources importantes nécessairesPlan de sauvegarde à gérer

Aucun investissement initial

Coût par mois

Investissement initial important

Licence valable à vie

Gestion limitée de l’architecture SharePoint

Gestion complète de la ferme

Nécessité potentielle d’héberger des développements sur Azure ou en local sur un Windows Server

Windows Server déjà présent

Limite dans l’élaboration des Workflow

Workflow sans limite

Mise à jour continue (tous les mois)

Version maintenue quelques années

De manière synthétique : si vous n’avez pas d’infra informatique, si vous n’avez pas de compétence humaines infra, si votre volume utilisateur est faible, alors SharePoint Online est fait pour vous  !

Et plus particulièrement, à quelle population de mon entreprise s’adresse cet outil ?

Je suis tenté de dire : aucun en particulier et tous en général. SharePoint est justement là pour simplifier, fluidifier et normaliser la collaboration dans une entreprise. En plus de cela, les possibilités de sur-mesure étant infini ou presque, beaucoup de choses sont envisageables.

 

RH

Gestion de dossiers collaborateurs (SharePoint est certifié HRCI)

Qualité

Gestion d’un référentiel de procédures, élaboration d’un SMQ, gestion de normes (ISO, MASE…)

IT

Gestion d’un parc informatique, gestion de réservation en général…

Communication

Gestion de la publication, ciblage de l’audience, FAQ

Production

Mise à disposition d’espaces projet, normalisation des modèles de documents, Wiki

Comptabilité / Gestion

Gestion des factures et dossiers fournisseurs

Management

Agrégation ou génération d’indicateurs pour l’entreprise, gestion de documents à visibilité restreinte

Divers

Gestion d’une flotte de véhicules, aggrégateur de liens,

Bref, tout le monde dans l’entreprise y trouve son compte. Avec évidement tout ce qu’apporte intrinsèquement SharePoint comme, par exemple, la disponibilité à tout moment des fichiers ou d’une information via une simple URL.

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