Terrena déploie son nouvel ERP avec A5sys

Déploiement d’un nouvel outil de gestion de données commerciales pour la Nutrition Animale, en 5 mois

En avril dernier, les équipes de Terrena ont fait appel au savoir-faire d’A5sys afin de déployer rapidement un nouvel outil de gestion et optimisation des données commerciales pour la Nutrition Animale.

Tous 2 salariés Terrena, Marine PUAU (Cheffe de Projet Lean/Transformation) et Guillaume IMBERT (Architecte Digital & Data) reviennent pour nous sur ce projet Data réalisé en partenariat avec nos équipes.

Quelle est l’origine de ce projet Data ?

Guillaume IMBERT

L’année dernière, nous avons décidé de changer d’ERP. C’était pour nous l’occasion de changer notre outil de gestion de données commerciales pour la nutrition animale. Il devait s’associer à une partie infocentre sous Business Object. Ayant déjà un existant sur cet outil, nous souhaitions donc en reconduire une partie sur le nouvel ERP.

Pourquoi avoir choisi de travailler avec A5sys ?

Guillaume IMBERT

Nous avons tout d’abord fait un appel d’offre pour ce projet DATA. Nous avions retenu deux entreprises dont A5sys. Au fur et à mesure des échanges et des ressentis de l’équipe Terrena, nous avons décidé de faire confiance aux équipes d’A5sys et de travailler avec eux sur ce projet DATA.

De plus, il y a 3 ans, nous avions déjà travaillé avec A5sys sur une thématique RH, dont les retours étaient très positifs. Ce qui nous a conforté un peu plus dans notre choix.

Nous avons construit cette solution en fonction de nos besoins métiers, A5sys a été un appui dans cette démarche.

Quels étaient vos principaux enjeux, dont ceux métiers ?

Guillaume IMBERT

Le timing dans un premier temps. Nous devions débuter le projet DATA juste avant l’été, donc à la sortie du premier confinement. Et nous avions un impératif : que celui-ci soit fini pour le lancement de notre premier cycle de déploiement dans nos usines : en novembre 2020.

Marine PUAU

L’environnement d’exploitation des données devait être opérationnel pour traiter et analyser les données de notre nouvel ERP par les utilisateurs métiers.

Rationaliser les rapports de notre base de données a été un enjeu sous-jacent de ce projet. Nous en étions conscients, mais il a été mis en lumière lors de la phase de cadrage avec A5sys.

Nous avions accumulé beaucoup de doublons, voir triplons, dans notre documentation. Donc nous avons pris le temps de nous poser les bonnes questions, afin de savoir de quels documents nous avions vraiment besoin. Après cette phase, nous avons constaté que certains documents pouvaient être synthétisés en un seul. Cela nous a permis de partir sur de bonnes bases.

Guillaume IMBERT

Au tout début, nous avions dénombré 2000 documents, puis en supprimant les doublons, nous sommes arrivés à 900 ayant réellement de l’intérêt. Enfin, en regroupant les documents que nous devions objectivement reproduire, nous en avons défini une centaine à intégrer dans le nouvel environnement de traitement de données.

Donc le ménage d’été a été plutôt efficace. (rire 😊)

Qui sont les utilisateurs métiers de Business Object sur ce projet ?

Marine PUAU

En premier lieu, les formulateurs de nutrition animale. Ils n’ont pas d’accès direct à l’ERP, donc ils utilisent l’outil de reporting Business Object mis en place par A5sys. Également les collaborateurs du service qualité pour la traçabilité des données, les équipes du contrôle de gestion, et enfin l’équipe d’administration des ventes. Il y a donc plusieurs pôles métiers concernés et tributaire de notre nouvel outil de gestion de données.

Guillaume IMBERT

Il représente 70 utilisateurs au total.

Comment le projet a-t-il été organisé ?

Marine PUAU

Nous avons réellement débuté la phase de cadrage en avril 2020. Elle a été primordiale dans la définition des résultats attendus et ainsi border les étapes du projet à suivre, ainsi que leurs répartitions.

De mon côté, je consultais régulièrement les personnes des différents services métier de la nutrition animale, afin de recueillir les besoins, vérifier leur adéquation avec notre projet. Je faisais donc le relais entre nos équipes et celles d’A5sys.

Tout le projet a été géré à distance, en télétravail, avec une plus ou moins bonne connexion, nous devons l’avouer (rire !!)

Guillaume IMBERT

Merci Teams ! Un outil que nous avons réellement appris à utiliser au moment du premier confinement.

Marine PUAU

Tous les ateliers de définitions des besoins ont été faits sur Teams. Certaines fois durant 2 à 3 heures, donc c’était assez intense au début !

Nous avions un comité de suivi – avec un point hebdomadaire – afin d’identifier les éventuelles actions bloquantes et les risques associés, cela dans le but d’assurer l’avancement du projet sereinement.

Je trouve qu’il s’est globalement très bien passé.

Comment s’est déroulé le déploiement du nouvel ERP ?

Guillaume IMBERT

Le déploiement ERP se fait usine par usine, de façon échelonnée sur les 12 usines de novembre 2020 jusqu’à fin juin 2021 (si tout se passe bien).

Nous avons commencé avec la plus petite usine, d’une dizaine de personnes, puis par la plus importante comprenant plusieurs centaines de personnes.

Pendant toute cette phase, le reporting va avoir le temps de se stabiliser.

Marine PUAU

Il faut savoir que certaines usines ont des besoins spécifiques et nous devons en prendre compte au moment de la bascule de l’ERP. Une usine peut être dédiée à une production animale et il peut donc y avoir des attentes précises pour ces utilisateurs.

Grâce au travail d’A5sys, nous sommes autonomes pour faire évoluer nos rapports en fonction du calendrier de déploiement.

Quelle a été votre principale difficulté ?

Guillaume IMBERT

Faire la migration de l’ERP et de l’outil de traitement des données couplé à celui-ci en même temps. Voyez-vous, c’est un gros bloc. Nous découvrons l’ERP et en même temps vous devez faire de la gestion de données. Ce qui n’est pas si simple.

Marine PUAU

Nous devions construire l’environnement de données en se basant sur les besoins, et en même temps sur l’existant de l’ancien outil, tout en s’acculturant aux fonctionnalités du nouvel ERP. Il nous fallait donc du temps et des connaissances pour les intégrer « d’entrée de jeu » dans notre cahier des charges. Ce sont des demandes qui ont émergé lors de la bascule des outils.

Et après ?

Guillaume IMBERT

Une personne d’A5sys va venir former deux personnes de Terrena au niveau informatique. Le but est d’être autonome sur cette partie TMA, que cela soit sur la partie Business Object ou sur la partie Alimentation. Le but est d’assurer la maintenance et la suite des évolutions en interne.

Et après d’autres projets, on ne sait pas encore… (Rire) mais des projets il y en a tout le temps 😉

Merci Marine PUAU et Guillaume IMBERT pour ce retour d’expérience sur un projet Data co-construit avec A5sys.

À bientôt pour de nouveaux projets 😊

Candidature spontanée