Les projets PIM (Product Information Management) impliquent de nombreuses considérations techniques et fonctionnelles lors de leur mise en place. Cependant, la réussite d’un tel projet ne dépend pas uniquement de la technologie choisie, mais repose également sur un aspect fondamental : la gouvernance des données produits. Sans règles claires, sans processus définis et sans responsabilités attribuées, même le PIM le plus sophistiqué peut devenir un système où l’information se dégrade plutôt que de s’améliorer.
A5sys fait le point sur les éléments clés d’une gouvernance de données efficace pour assurer la pérennité de votre PIM, avec les éclairages de Matthieu Prigent, expert E-Commerce.
Pourquoi la gouvernance des données est-elle cruciale pour votre PIM ?
Parallèles avec la gouvernance des données classique
Les principes qui régissent la gouvernance des données produit s’alignent largement avec ceux de la gouvernance des données classique dans les projets data. On y retrouve les mêmes fondamentaux : définition des rôles et responsabilités, processus de validation, mesure de la qualité et standards.
"Un projet PIM est fondamentalement un projet de gouvernance de données, mais appliqué spécifiquement à l'information produit. Les entreprises qui ont déjà mis en place une gouvernance data globale disposent d'un avantage considérable, car elles peuvent transposer leurs frameworks existants au contexte particulier de l'information produit."
La principale différence réside dans la nature multidimensionnelle et cross-fonctionnelle de l’information produit, qui implique davantage de parties prenantes et des workflows plus complexes que les données transactionnelles classiques.
La qualité de la donnée : fondation de la crédibilité de votre entreprise
L’information produit est aujourd’hui le reflet direct de la crédibilité de votre entreprise. Des données inexactes, incomplètes ou incohérentes peuvent avoir des répercussions considérables : perte de confiance des clients, augmentation des retours produits, voire problèmes de conformité réglementaire.
"La gouvernance des données constitue la colonne vertébrale invisible mais essentielle de votre PIM. Elle définit les règles du jeu pour la création, l'enrichissement et la validation des informations produits. Sans cette structure, tout système PIM, quelle que soit sa puissance technique, finira par devenir un référentiel peu fiable, ce qui est précisément ce que vous cherchez à éviter en implémentant une telle solution."
La collaboration inter-départements : clé d’une information complète
"Dans la grande majorité des entreprises B2B, l'information produit est encore cloisonnée. Le service technique détient les spécifications, le marketing gère les descriptions commerciales, le service réglementaire s'occupe des conformités... Sans cadre de gouvernance, ces silos persistent même après l'implémentation d'un PIM, réduisant considérablement sa valeur ajoutée."
La gouvernance permet de formaliser la contribution de chaque département, de définir qui est responsable de quoi, et d’orchestrer la collaboration pour obtenir une fiche produit véritablement complète et fiable.
Les piliers d’une gouvernance de données produit efficace
1. Définir clairement les rôles et responsabilités
Une gouvernance efficace commence par une définition précise de qui est responsable de chaque aspect de l’information produit. Cette clarification des rôles est essentielle pour éviter les zones grises où personne ne se sent véritablement responsable de la qualité des données.
"Pour clarifier les responsabilités, une approche simplifiée inspirée du modèle RACI peut s'avérer très efficace. Il ne s'agit pas nécessairement d'implémenter une matrice complète pour chaque attribut, ce qui serait trop complexe à maintenir, mais plutôt d'établir clairement qui est habilité à créer, modifier et valider chaque type d'information produit."
Il est important de noter qu’en fonction de la taille de votre organisation, une même personne peut cumuler plusieurs rôles – un chef de produit pourrait, par exemple, être à la fois contributeur pour certains attributs et validateur pour d’autres, particulièrement dans les structures plus compactes.
2. Établir des workflows de validation adaptés à votre organisation
Les workflows constituent l’ossature opérationnelle de votre gouvernance de données. Ils formalisent le parcours que suit chaque donnée produit (ou attribut) depuis sa création jusqu’à sa validation finale et sa diffusion.
"Un workflow PIM efficace doit trouver le juste équilibre entre rigueur et fluidité. Trop de points de validation créent des goulots d'étranglement qui ralentissent considérablement le time-to-market. À l'inverse, pas assez de contrôles augmentent les risques d'erreurs. C'est un équilibre qui doit être adapté à la complexité de vos produits et à la structure de votre organisation."
Les workflows peuvent varier selon la complexité du produit, la sensibilité de l’information, la volumétrie et votre structure organisationnelle. Ils doivent définir clairement le séquencement des étapes, les critères de passage d’une étape à l’autre, et les mécanismes d’alerte en cas de blocage.
3. Définir des standards et des règles de qualité mesurables
Sans standards clairement définis, la qualité des données reste un concept vague et subjectif. Une gouvernance efficace établit des critères mesurables qui permettent d’évaluer objectivement la qualité de l’information produit.
"Bien que la qualité des données soit un concept fondamental, ses critères d'évaluation doivent être définis en fonction de vos objectifs business et de vos canaux de distribution. Pour un même produit, les exigences de qualité peuvent varier selon qu'il est destiné à votre site e-commerce, à un catalogue imprimé ou à une marketplace externe."
Parmi les dimensions de qualité à considérer :
- Complétude : Quels attributs sont obligatoires vs. optionnels par canal ?
- Exactitude : Comment vérifier la justesse des informations ?
- Cohérence : Comment garantir l’uniformité à travers le catalogue ?
- Fraîcheur : À quelle fréquence les données doivent-elles être revues ?
- Format : Quelles sont les règles de formatage et de structure ?
"Je conseille vivement de créer des 'scores de qualité' pour vos fiches produit. Ces indicateurs composites permettent non seulement de mesurer objectivement la qualité de vos données, mais aussi de focaliser les efforts d'enrichissement sur les produits ou attributs les plus problématiques."
Mettre en place votre gouvernance de données produit en 5 étapes
1. Cartographier votre écosystème d’information produit
Avant de définir vos règles de gouvernance, prenez le temps d’analyser comment l’information produit circule actuellement dans votre organisation.
"La première étape consiste à cartographier vos flux d'information actuels. Qui crée quelles données ? Où sont-elles stockées ? Comment circulent-elles entre départements ? Cette analyse vous permet d'identifier les forces de votre organisation actuelle, mais aussi les inefficiences, les redondances et les silos informationnels que votre gouvernance devra corriger."
2. Impliquer l’ensemble des parties prenantes dès la conception
Une gouvernance imposée d’en haut sans consultation préalable a peu de chances d’être respectée. L’adhésion des équipes est cruciale pour le succès de votre modèle de gouvernance.
"La gouvernance des données est un sujet profondément métier qui nécessite l'implication active de tous les départements concernés. Organisez des ateliers collaboratifs où chaque service peut exprimer ses besoins et contraintes. Cette approche participative garantit non seulement une gouvernance plus pertinente, mais aussi une meilleure adoption future."
Pour ces ateliers, assurez-vous d’impliquer par exemple le marketing, les équipes techniques, les commerciaux, la logistique et le juridique.
3. Intégrer les règles de gouvernance directement dans votre modèle de données
Une fois le consensus atteint sur les principes de votre gouvernance, intégrez-les directement dans votre modèle de données et dans la configuration du PIM.
"Pour assurer l'efficacité de votre gouvernance au quotidien, incarnez directement vos principes dans la structure et la configuration de votre PIM. Intégrez les rôles et permissions dans votre système, configurez les workflows dans l'outil, et définissez vos règles de validation comme des contraintes techniques."
Cette approche concrète garantit que votre gouvernance est véritablement opérationnelle et suivie naturellement par les équipes au quotidien.
4. Mettre en place des indicateurs de performance et de qualité
Pour que votre gouvernance reste efficace dans la durée, vous devez pouvoir mesurer son impact et identifier les axes d’amélioration.
"Sans mesure, il n'y a pas d'amélioration possible. Définissez des KPIs clairs pour évaluer la qualité de vos données et l'efficacité de vos processus de gouvernance."
Parmi les indicateurs pertinents : taux de complétude, délai moyen d’enrichissement, nombre d’erreurs après publication et taux de validation au premier passage.
Ces indicateurs doivent être suivis régulièrement et partagés avec toutes les parties prenantes pour maintenir la motivation et ajuster les processus si nécessaire.
5. Former les équipes et accompagner le changement
Même la gouvernance la mieux conçue échouera si les équipes ne sont pas correctement formées.
La formation doit couvrir les principes de gouvernance, les workflows et les responsabilités de chacun, en s’adaptant à chaque profil d’utilisateur avec des focus spécifiques selon leur rôle dans l’écosystème PIM.
Désignez des « ambassadeurs PIM » dans chaque département et prévoyez un support renforcé pendant la phase d’adoption initiale pour faciliter la transition.
Les pièges à éviter dans votre gouvernance de données produit
La mise en place d’une gouvernance de données produit comporte plusieurs écueils potentiels.
1. Une gouvernance trop rigide qui freine l’agilité
Si votre modèle de gouvernance est excessivement contraignant, il risque de créer des frustrations et d’être contourné par les équipes.
Évitez une gouvernance trop rigide qui ralentirait votre time-to-market et découragerait les initiatives. Trouvez le juste équilibre entre rigueur et flexibilité.
2. Ignorer la dimension évolutive de la gouvernance
Les besoins de votre entreprise, vos produits et vos canaux de distribution évolueront.
Prévoyez également des mécanismes de révision périodique pour que votre gouvernance évolue avec votre entreprise.
3. Négliger la dimension culturelle du changement
La mise en place d’un PIM n’est pas qu’une question de processus et d’outils – c’est aussi un changement culturel profond pour de nombreuses organisations.
"Ne sous-estimez jamais la résistance au changement. Passer d'une gestion de l'information produit en silos à un modèle collaboratif et structuré représente un véritable défi culturel. Investissez dans la communication interne pour expliquer les bénéfices de cette nouvelle approche, non seulement pour l'entreprise, mais aussi pour chaque collaborateur dans son travail quotidien."
La gouvernance, condition sine qua non du succès de votre PIM
La gouvernance des données produit ne doit pas être considérée comme une contrainte administrative supplémentaire, mais comme le fondement même de la valeur ajoutée de votre PIM. Sans elle, une solution technique, même la plus avancée, ne pourra pas délivrer les bénéfices attendus.
"La gouvernance est le socle invisible mais essentiel qui maximise la valeur de votre PIM. Elle transforme un simple outil technique en un véritable atout stratégique, permettant aux équipes de collaborer efficacement pour produire des informations produit de haute qualité qui génèrent de la confiance et favorisent les conversions."
En définissant clairement les rôles, en établissant des workflows adaptés à votre organisation et en fixant des standards de qualité mesurables, vous posez les bases d’un PIM véritablement efficace, capable de transformer durablement la façon dont votre entreprise gère et valorise son information produit.
A5SYS met sa double expertise en Data et E-Commerce à votre service pour vous accompagner dans la définition et la mise en œuvre d’une gouvernance de données produit adaptée à vos enjeux spécifiques et à la maturité de votre organisation.
