La mise en place d’une solution de Product Information Management (PIM) constitue un projet structurant pour toute entreprise B2B. Entre enjeux techniques, implications organisationnelles et impact sur les processus, l’implémentation d’un PIM nécessite une approche méthodique pour transformer avec succès la gestion de vos informations produits.
A5sys vous présente une feuille de route complète pour réussir votre projet PIM, de la phase de cadrage initial jusqu’au déploiement opérationnel, avec les éclairages de Matthieu Prigent, expert E-Commerce.
Les facteurs clés de succès d’un projet PIM
Avant même de détailler les étapes d’implémentation, il est essentiel de comprendre les facteurs qui détermineront la réussite de votre projet PIM.
"L'erreur la plus courante que je constate dans les projets PIM est de les aborder comme de simples projets techniques. En réalité, un PIM est avant tout un projet de transformation organisationnelle qui touche à la façon dont l'entreprise gère, enrichit et diffuse ses données produits."
Trois piliers fondamentaux sous-tendent la réussite d’un projet PIM :
- L’adhésion des équipes métiers : Marketing, commercial, technique, logistique… tous ces départements doivent être impliqués dès la phase de cadrage pour garantir l’adoption future.
- Une stratégie de données claire : Définir précisément quelles données sont prioritaires, comment elles seront structurées et qui en sera responsable.
- Une vision omnicanale cohérente : Identifier tous les canaux de diffusion actuels et futurs qui seront alimentés par le PIM.
En gardant ces trois piliers à l’esprit, examinons maintenant la méthodologie d’implémentation en 7 phases.
Phase | Durée moyenne | Livrables clés |
1. Cadrage & audit | 2-4 semaines | Rapport d’audit, expression de besoins |
2. Sélection de la solution | 4-6 semaines | Grille comparative, choix de l’éditeur |
3. Conception du modèle de données | 2-4 semaines | Modèle de données finalisé |
4. Configuration technique | 6-12 semaines | PIM configuré selon spécifications |
5. Intégration & connecteurs | 4-8 semaines | Connecteurs fonctionnels avec tests |
6. Migration des données | 2-4 semaines | Données nettoyées et importées |
7. Formation & déploiement | 2-4 semaines | Utilisateurs formés, PIM en production |
"Ce planning est indicatif et peut varier considérablement selon la complexité du catalogue, le nombre de canaux à connecter, et surtout l'état initial des données. Pour certaines entreprises dont les données sont déjà bien structurées, le projet peut être accéléré, parfois en moins de 6 semaines avec des solutions SaaS modernes. À l'inverse, des projets complexes avec de nombreuses intégrations peuvent s'étendre sur 4 à 8 mois, voire davantage pour les très grands groupes avec des catalogues particulièrement volumineux."
Phase 1 : Cadrage et audit de l’existant (2-4 semaines)
Comprendre l’écosystème actuel
La première étape consiste à dresser un état des lieux précis de votre gestion actuelle de l’information produit :
- Cartographie des sources de données : Identifiez où résident actuellement vos informations produits (ERP, DAM, CMS, fichiers Excel, documents Word, etc.).
- Analyse des processus existants : Documentez comment vos équipes créent, enrichissent et mettent à jour les informations produits aujourd’hui.
- Évaluation de la qualité des données : Mesurez la complétude, la cohérence et la fiabilité de vos données actuelles pour anticiper les chantiers de nettoyage.
Définir les objectifs et indicateurs de succès
Un projet PIM doit répondre à des objectifs concrets et mesurables. Voici quelques exemples d’indicateurs pertinents à définir selon vos priorités :
- Objectifs business : Amélioration du taux de conversion e-commerce, conquête de nouveaux marchés internationaux, développement des ventes cross-canal.
- Objectifs opérationnels : Gain de temps dans la gestion des données, autonomie des équipes métiers, réduction des erreurs.
- KPIs prioritaires : Taux de conversion des fiches produit enrichies, réduction des retours produits liés aux erreurs d’information, temps économisé par les équipes.
"L'erreur classique est de lancer un projet PIM sans définir précisément les indicateurs qui permettront d'en mesurer le succès. Ces KPIs sont essentiels non seulement pour évaluer le ROI du projet, mais aussi pour maintenir la motivation des équipes et démontrer la valeur ajoutée à la direction."
Identifier les parties prenantes et construire l’équipe projet
Un projet PIM implique de nombreux acteurs dont les rôles doivent être clairement définis :
- Sponsor exécutif : Membre de la direction qui soutiendra le projet et débloquera les ressources nécessaires
- Chef de projet : Responsable de la coordination et du suivi du projet au quotidien
- Référents métiers : Représentants des différents départements (marketing, commercial, technique…) qui apporteront leur expertise
- Équipe IT : Ressources techniques qui assureront l’intégration du PIM dans le SI existant
Livrable de la phase 1 : Document de cadrage complet
La phase de cadrage doit aboutir à un document de référence incluant :
- L’analyse de l’existant avec ses forces et faiblesses
- Les objectifs stratégiques et opérationnels du projet
- Les indicateurs de succès et leur méthode de mesure
- Les rôles et responsabilités dans le projet
- Le budget prévisionnel et le calendrier estimatif
Phase 2 : Sélection de la solution PIM (4-6 semaines)
Établir un cahier des charges
Sur la base du cadrage initial, élaborez un cahier des charges détaillant vos besoins fonctionnels et techniques :
- Fonctionnalités indispensables vs. optionnelles : Distinguez clairement ce qui est absolument nécessaire de ce qui serait « agréable à avoir ».
- Volumétrie et performances attendues : Nombre de références, d’attributs, d’utilisateurs, de canaux de diffusion…
- Contraintes d’intégration : Systèmes existants avec lesquels le PIM devra communiquer (ERP, DAM, e-commerce…).
- Spécificités sectorielles : Exigences particulières liées à votre secteur d’activité (conformité réglementaire, gestion de configurations complexes…).
Évaluer les solutions du marché
Bien que plusieurs modèles de déploiement existent pour les solutions PIM, nous nous focaliserons dans cet article sur les solutions SaaS (Software as a Service), qui offrent aujourd’hui le meilleur équilibre entre performance, facilité de mise en œuvre et évolutivité.
L’écosystème des solutions PIM SaaS est vaste et diverses approches existent :
- Solutions SaaS spécialisées : Ces plateformes cloud ciblées offrent une mise en œuvre rapide avec des fonctionnalités essentielles, idéales pour les PME avec des besoins spécifiques et un focus sur certains secteurs d’activité.
- Solutions SaaS modulaires : Offrant davantage de personnalisation et des fonctionnalités configurables selon les besoins, ces solutions permettent aux entreprises d’adapter progressivement leur PIM à mesure que leur catalogue et leurs exigences évoluent.
- Solutions SaaS enterprise : Destinées aux organisations avec des écosystèmes complexes, elles combinent fonctionnalités avancées, haute performance et capacité à gérer des catalogues très volumineux avec des workflows sophistiqués.
Organiser des démonstrations et des POCs
Pour départager les solutions présélectionnées :
- Démonstrations ciblées : Demandez aux éditeurs de montrer comment leur solution répond à vos cas d’usage spécifiques, plutôt qu’une démo générique.
- Proof of Concept (POC) : Pour les projets d’envergure, envisagez un mini-projet test avec vos propres données pour évaluer concrètement la solution.
- Visites de référence : Échangez avec des entreprises de votre secteur qui utilisent déjà les solutions envisagées.
"Le choix de la solution PIM est stratégique car il engage l'entreprise sur plusieurs années. Au-delà des fonctionnalités techniques, il est crucial d'évaluer la solidité financière de l'éditeur, sa roadmap d'évolution et la qualité de son écosystème partenaires."
Livrable de la phase 2 : Grille de sélection et choix motivé
Cette phase doit aboutir à un choix argumenté, documenté par :
- Une grille comparative détaillée des solutions évaluées
- Les comptes-rendus des démonstrations et tests
- Une analyse des coûts (licences, services, maintenance…)
- La justification du choix final
Phase 3 : Conception du modèle de données et des workflows (2-4 semaines)
Structurer votre catalogue
La conception du modèle de données est l’étape la plus stratégique de votre projet PIM :
- Définition de la taxonomie : Structurez votre arborescence produits (catégories, familles, sous-familles…) en fonction de vos besoins métiers et canaux de distribution.
- Identification des attributs : Listez tous les attributs nécessaires (techniques, marketing, logistiques…) et regroupez-les en ensembles cohérents.
- Gestion des variantes : Définissez comment seront gérées les déclinaisons produits (tailles, couleurs, configurations…).
- Relations entre produits : Configurez les différents types de relations (produits associés, accessoires, pièces détachées…).
"Ne sous-estimez jamais l'importance de cette phase de modélisation. Une erreur de conception à ce stade peut avoir des conséquences coûteuses plus tard. Prenez le temps nécessaire pour construire un modèle de données qui répond non seulement à vos besoins actuels, mais qui pourra aussi évoluer avec votre business."
Définir les workflows d’enrichissement et la gouvernance des données
En parallèle de la structure des données, concevez les processus qui encadreront leur gestion et leur qualité :
- Circuits de validation : Déterminez qui peut créer, modifier et valider les informations à chaque étape.
- Règles de complétude : Établissez les critères qui définissent quand une fiche produit est considérée comme « complète » pour chaque canal.
- Gestion des droits : Définissez les profils utilisateurs et leurs permissions en fonction des responsabilités de chacun.
- Gouvernance des données : Établissez clairement qui est responsable de la qualité de chaque type de donnée, quelles sont les procédures de mise à jour et comment seront gérés les conflits potentiels.
"La gouvernance des données est la colonne vertébrale d'un PIM efficace. Sans règles claires sur qui peut modifier quoi, quand et comment, même le meilleur système technique deviendra rapidement chaotique. Investir dans une bonne gouvernance dès le départ vous épargnera de nombreux problèmes et coûts cachés par la suite."
Cette conception des workflows est particulièrement cruciale en B2B, où les données techniques doivent souvent être validées par différents services avant diffusion.
Livrable de la phase 3 : Document de conception détaillé
Cette phase doit produire une documentation complète comprenant :
- Le schéma de taxonomie du catalogue
- La liste exhaustive des attributs avec leurs caractéristiques
- Les règles de gestion des variantes et relations
- Les workflows d’enrichissement formalisés
- La matrice des rôles et permissions
Phase 4 : Configuration technique et paramétrage (6-12 semaines)
Installation et configuration de base
Une fois la solution choisie et le modèle de données défini, l’implémentation technique peut commencer :
- Provisionnement : Mise en place de la solution SaaS avec la configuration des environnements (développement, recette, production).
- Paramétrage du modèle de données : Configuration des catégories, familles, attributs et relations selon le modèle défini précédemment.
- Configuration des règles métier : Implémentation des règles de validation, des contraintes et des automatisations.
Personnalisation et adaptations spécifiques
En fonction de vos besoins particuliers, des développements complémentaires peuvent être nécessaires :
- Personnalisation de l’interface : Adaptation des écrans pour optimiser l’ergonomie selon vos processus.
- Développements spécifiques : Création de fonctionnalités sur mesure non couvertes par la solution standard.
- Extensions et modules complémentaires : Intégration de modules additionnels selon vos besoins (par exemple, module de traduction automatique, gestion avancée des assets…).
Livrable de la phase 4 : PIM configuré et testé
À l’issue de cette phase, vous disposerez de :
- Une instance PIM configurée selon vos spécifications
- Une documentation technique détaillée
- Des tests fonctionnels validant la conformité aux besoins exprimés
Phase 5 : Intégration et développement des connecteurs (4-8 semaines)
Cartographie des flux de données
Définissez précisément comment les données circuleront entre le PIM et les autres systèmes :
- Flux entrants : Sources d’alimentation du PIM (typiquement l’ERP pour les données techniques de base).
- Flux sortants : Destinations des données enrichies (e-commerce, marketplaces, catalogues print, extranet distributeurs…).
- Fréquence et déclencheurs : Planification des synchronisations (temps réel, quotidienne, sur événement…).
Développement et configuration des connecteurs
En fonction de la cartographie établie, mettez en place les connexions nécessaires :
- Connecteurs standards : Utilisation des connecteurs existants proposés par l’éditeur PIM ou disponibles sur sa marketplace.
- Exports structurés : Exploitation des fonctionnalités d’export natif pour alimenter les systèmes qui acceptent des imports par fichiers.
- Middleware d’intégration : Pour les écosystèmes complexes, envisagez une plateforme d’intégration qui servira d’intermédiaire pour transformer les flux dans les formats attendus par chaque canal.
- Exploitation des API natives : Utilisation des interfaces programmatiques fournies par votre solution PIM SaaS pour développer des connexions sur mesure avec vos systèmes spécifiques.
- Mappings de données : Configuration précise des correspondances entre les champs du PIM et ceux des systèmes connectés.
"L'intégration du PIM dans votre écosystème SI est un point crucial du projet. En B2B particulièrement, la complexité vient souvent de la diversité des canaux de diffusion : extranet distributeurs, plateformes e-commerce B2B, catalogues électroniques spécifiques... Un middleware peut être la solution idéale pour transformer les données du PIM dans les multiples formats attendus par vos partenaires sans surcharger votre solution PIM."
Livrable de la phase 5 : Connecteurs opérationnels et testés
Cette phase doit aboutir à :
- Des connecteurs fonctionnels avec l’ensemble des systèmes identifiés
- Une documentation détaillée des interfaces
- Des tests d’intégration validant les flux dans les deux sens
Phase 6 : Préparation et migration des données (2-4 semaines)
Audit et nettoyage des données existantes
Avant de migrer vos données vers le PIM, une phase de préparation est indispensable :
- Audit qualité : Identifiez et corrigez les incohérences, doublons et erreurs dans vos données actuelles.
- Enrichissement préalable : Complétez les informations manquantes essentielles avant migration.
- Normalisation : Uniformisez les formats, unités de mesure et nomenclatures pour garantir la cohérence.
Stratégie de migration
Définissez une approche pragmatique pour le transfert des données :
- Migration par lots : Planifiez le transfert par catégories de produits, en commençant par les plus stratégiques ou les moins complexes.
- Validation progressive : Mettez en place des points de contrôle pour valider chaque lot avant de passer au suivant.
- Plan de bascule : Définissez clairement quand et comment vous passerez de l’ancien système au PIM comme source de référence.
Conseil pratique : "Assurez-vous d'exploiter pleinement le 'dictionnaire de données' créé lors de la phase de conception. Ce document qui établit les correspondances entre vos sources de données et la structure cible du PIM constitue la colonne vertébrale de votre migration et facilite considérablement le transfert des informations."
Livrable de la phase 6 : Données migrées et validées
Cette phase doit aboutir à :
- Un catalogue complet migré dans le PIM
- Des rapports de qualité validant l’intégrité des données
- Une documentation du processus de migration pour les futures intégrations
Phase 7 : Formation, conduite du changement et déploiement (2-4 semaines)
Formation des utilisateurs
Préparez vos équipes à l’utilisation du PIM :
- Formation par profil : Adaptez les sessions aux besoins spécifiques de chaque type d’utilisateur (administrateurs, contributeurs marketing, validateurs…).
- Ateliers pratiques : Privilégiez les cas d’usage concrets et les exercices sur vos propres données.
- Documentation utilisateur : Créez des guides et procédures spécifiques à votre implémentation.
Accompagnement au changement
Le succès d’un PIM dépend largement de son adoption par les équipes :
- Communication interne : Expliquez les bénéfices attendus pour l’entreprise et pour chaque service concerné.
- Identification d’ambassadeurs : Désignez des « super-utilisateurs » dans chaque département pour relayer les bonnes pratiques.
- Support de proximité : Prévoyez un accompagnement renforcé pendant les premières semaines d’utilisation.
Mise en production et stabilisation
Le déploiement marque le début de la vie opérationnelle du PIM :
- Plan de bascule : Organisez méthodiquement le passage en production, idéalement pendant une période d’activité réduite.
- Support post-déploiement : Assurez une présence renforcée de l’équipe projet pour résoudre rapidement les problèmes.
- Ajustements progressifs : Recueillez les retours des utilisateurs pour optimiser les processus et l’ergonomie
Point d'attention : "Prévoyez une période tampon d'au moins deux semaines après le déploiement où les équipes projet restent pleinement mobilisées. C'est durant cette phase que se forgent les habitudes d'utilisation et qu'il faut être particulièrement attentif aux freins potentiels à l'adoption."
Livrable de la phase 7 : PIM opérationnel et adopté
Cette phase finale doit produire :
- Des équipes formées et autonomes
- Un PIM en production alimentant tous les canaux prévus
- Un plan de support et d’évolution pour les mois suivants
Après le déploiement : capitaliser sur votre investissement
L’implémentation n’est que le début de votre voyage PIM. Pour maximiser le retour sur investissement :
Mesurer les bénéfices
Suivez rigoureusement les indicateurs définis en phase de cadrage :
- Gains de productivité : Temps économisé dans la gestion des informations produits
- Amélioration de la qualité : Réduction des erreurs et augmentation du taux de complétude
- Impact business : Accélération du time-to-market, augmentation des conversions…
Accompagnement au changement
Le succès d’un PIM dépend largement de son adoption par les équipes :
- Communication interne : Expliquez les bénéfices attendus pour l’entreprise et pour chaque service concerné.
- Identification d’ambassadeurs : Désignez des « super-utilisateurs » dans chaque département pour relayer les bonnes pratiques.
- Support de proximité : Prévoyez un accompagnement renforcé pendant les premières semaines d’utilisation.
Planifier les évolutions
Un PIM est un système vivant qui doit évoluer avec votre entreprise :
- Roadmap d’enrichissement : Planifiez l’intégration progressive de nouveaux attributs ou médias
- Extension du périmètre : Envisagez de connecter de nouveaux canaux ou d’étendre à de nouvelles gammes
- Montée en version : Suivez les évolutions de votre solution pour bénéficier des nouvelles fonctionnalités
"Un PIM bien implémenté devient rapidement indispensable et révèle de nouvelles opportunités d'optimisation. Les entreprises les plus performantes réévaluent régulièrement leurs processus PIM pour s'assurer qu'ils restent alignés avec leurs objectifs business et l'évolution de leur marché."
Conclusion : le PIM, un investissement stratégique pour l’avenir
L’implémentation d’un PIM constitue un véritable levier de transformation pour votre gestion des informations produits. En suivant une méthodologie structurée, vous maximisez vos chances de succès et vous posez les bases d’une gestion de l’information produit efficace et évolutive.
Au-delà des aspects techniques, n’oubliez jamais que le facteur humain reste prépondérant. La réussite de votre projet PIM dépendra largement de l’adhésion des équipes métiers et de la capacité de votre organisation à adapter ses processus.
A5sys vous accompagne dans chaque étape de votre projet PIM, de l’audit initial jusqu’au déploiement et au-delà, pour tirer pleinement parti de cet investissement stratégique.
