Création d’un logiciel de suivi de production sur mesure
Résumémo est une agence spécialisée dans la rédaction de procès-verbaux et de comptes-rendus de réunions professionnelles. En 2024, Résumémo accompagne plus de 220 clients partout en France, avec plus de 5 500 heures d’audio transcrites et près de 90 000 feuillets rédigés.
Dans le cadre de son développement, Résumémo a lancé la création d’un logiciel de suivi de production sur mesure, destiné à structurer et piloter la transformation de contenus audio en livrables écrits officiels, afin d’industrialiser ses processus internes et soutenir la montée en charge de son activité.
Centraliser la production dans un outil unique, pensé pour le métier
En 2019, Résumémo a souhaité recentrer l’échange d’informations liées à son activité dans un seul logiciel, en lieu et place des différents outils que l’entreprise utilisait jusqu’alors : serveur, CRM, boîte mail, réseau interne…
C’est ainsi qu’est née l’idée d’un portail sécurisé permettant de structurer et de simplifier l’ensemble du cycle de production :
- La mise en ligne d'un enregistrement audio de réunion.
- La sélection d'un rédacteur indépendant, disponible et adapté aux spécificités du client.
- Le contrôle des informations par un chargé de projet interne et la mise à disposition d'une fiche de mission.
- La réalisation de la mission par le rédacteur.
- La restitution du livrable final au client.
À l’issue d’un appel d’offres, Résumémo s’est tournée vers A5SYS pour réaliser ce projet, soulignant la capacité de notre ESN à comprendre les problématiques et les besoins de l’agence.
« Initialement, nous voulions une solution sur étagère, dans l’idée de l’adapter vaguement à notre métier. Nos interlocuteurs chez A5SYS nous ont tout de suite prévenu que ça ne fonctionnerait pas. Ils ont compris ce que nous voulions et ils étaient dans la bonne moyenne de prix par rapport aux concurrents. Nous nous sommes donc lancés avec eux. »
Mathias SEGUINEAU
Directeur du développement
chez Résumémo
Automatiser les flux sans jamais compromettre la qualité éditoriale
Suite aux premiers échanges avec les experts A5Sys, le choix s’est naturellement porté sur le développement d’un logiciel de suivi de production sur mesure.
Parmi les fonctionnalités attendues, une gestion complète de la chaîne client-production-livraison, avec un pilotage global des projets et des ressources : gestion des rédacteurs indépendants, plannings, suivi d’avancement… Sans oublier le maintien d’un contrôle qualité humain sur les contenus livrés.
Néanmoins, l’accélération et la simplification des processus ne devaient pas se faire au détriment de la qualité, Résumémo mettant un point d’honneur à fournir des retranscriptions fidèles et juridiquement exploitables. Tout cela sans utilisation de l’intelligence artificielle, en raison de la nature sensible des contenus et des exigences de conformité.
Du cadrage au déploiement : une application construite pas à pas
Compte tenu de la multiplicité des données possédées par l’entreprise et de la complexité des informations traitées, la phase de cadrage s’est avérée cruciale pour cerner les besoins réels des équipes de Résumémo, tout en respectant les contraintes du projet.
La création de l’application sur mesure s’est effectuée pas à pas, selon une planification rigoureuse, mais avec la souplesse nécessaire pour effectuer des ajustements au fil de l’eau. Développé en 6 mois environ durant l’année 2019, le portail a été déployé dans la foulée en 2020.
L’accompagnement d’A5SYS s’est poursuivi avec un contrat de tierce maintenance applicative (TMA), permettant à Résumémo de faire des ajustements et des rectificatifs si nécessaire, mais aussi de soutenir la montée en charge de la production.
« Nous utilisons un outil qui nous permet de faire directement des requêtes auprès des développeurs. Mais si nous avons besoin de quelque chose en urgence, il suffit d’un mail ou d’un coup de téléphone. Pour nous, A5SYS est un vrai partenaire. Nous avons en face de nous des personnes qui comprennent notre business, et qui sont capables de réagir très vite en cas de problème. Nous partageons la même valeur du service client. »
Mathias SEGUINEAU
Directeur du développement
chez Résumémo
Un portail sur mesure au service de la productivité des équipes
À l’issue du projet, Résumémo bénéficie d’un portail ergonomique et intuitif, permettant de fluidifier les opérations sans pour autant industrialiser les procès-verbaux et les comptes-rendus. Un compromis entre performance et service client personnalisé, parfaitement aligné avec l’approche « sur mesure » de l’agence.
En 2021, soit un an après le déploiement du portail, Résumémo a mesuré un gain de productivité conséquent, de l’ordre de 20 à 25 %. Les équipes ont ainsi pu se concentrer sur leur cœur de métier, la rédaction, plutôt que de consacrer du temps à la récupération, la transformation ou la mise à disposition de l’information.
« Gain de productivité conséquent, de l'ordre de 20 à 25 % »
Enfin, le déploiement de la solution en mode SaaS apporte une grande flexibilité, puisqu’il permet d’ajouter ou de supprimer facilement des modules en fonction des besoins.
“Nous avons fait la solution que nous voulions : un vrai outil métier sur mesure, et pas du bricolage. Quand nous présentons ce portail à nos clients, nos prestataires ou même à d’autres sociétés, nous avons toujours des retours très positifs."
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