SEFI est, depuis 1977, spécialiste de la distribution dans les domaines de la transmission de puissance, de la maîtrise des fluides et des plastiques techniques. Grâce a une croissance constante et maîtrisée, SEFI a su consolider son ancrage local, régional et national. Afin d’accompagner cette croissance SEFI avait besoin de s’équiper d’un Système d’Information Décisionnel (SID), et de mettre en place d’une solution centralisée lui permettant d’extraire aisément ses rapports, ses tableaux de bord et ses indicateurs.
Madame BOUBIEN, Responsable Logistique et Informatique, et Monsieur GUILLO, Chef de projet informatique chez SEFI, sont revenus sur ce projet plus en détails. Merci à eux !
Pouvez-vous nous expliquer l’histoire du projet d’un SID Groupe ?
Hélène BOUBIEN
Nous avons été amenés à réfléchir à la mise en place d’un nouveau Système d’Informations Décisionnel pour 2 raisons :
- La première était que nous avons amorcé une migration vers un nouvel ERP, et nous savions que cette migration allait être longue, avec un déploiement progressif sur les 50 agences. Et nous allions par conséquent devoir « jongler » entre 2 SID différents en attendant la bascule finale.
- La seconde raison était que nous utilisions Excel pour notre reporting et l’aide au pilotage d’activité via divers indicateurs. Même si Excel est un très bon outil – il avait fait le « job » jusqu’ici – son exploitation devenait trop lourde, difficilement maintenable, demandait beaucoup de puissance et la connaissance pointue de ces applications était portée par 1 seule personne.
Nous ressentions donc un réel besoin d’utiliser un système plus robuste, sécurisé et optimisé pour accompagner SEFI dans son développement.
À quels enjeux répond la solution cible retenue ?
Hélène BOUBIEN
Nous avions un besoin de management de l’activité par les équipes en agences avec un outil permettant une mise à jour des données quotidienne. Cette partie est très importante pour nos équipes sur le terrain qui peuvent mieux anticiper les objectifs commerciaux. Ces reporting leur permettent d’avoir une vision précise de leurs chiffres d’affaires en cours et restants.
Dans un deuxième temps, il est nécessaire que cet outil d’aide au pilotage réalise des tableaux de bord mensuels pour les responsables des agences pour les aider à manager au mieux nos équipes.
À l’inverse d’Excel, le SID cible est multi-utilisateur et sécurisé, avec possibilité de le faire évoluer pour de nouveaux usages et/ou étendre son usage actuel à d’autres services.
Comment s’effectue la prise en main de votre SID au sein des équipes de SEFI ?
Hélène BOUBIEN
A date, la solution a été déployé sur 7 de nos agences pilote pour la tester avant un déploiement sur l’ensemble de nos agences. Les retours sont très positifs en interne, ce qui est encourageant pour le déploiement global prévu dans le dernier trimestre 2022. Un outil de pilotage facile d’accès et d’utilisation, permettant d’obtenir des données qu’ils n’avaient précédemment pas, est le premier retour de nos équipes terrain. Ce SID mis en place par A5sys favorise et améliore la clarté ainsi que la transparence des données.
Sébastien GUILLO
Nos collaborateurs ont déjà des demandes d’évolutions pour aller encore plus loin dans le pilotage de leurs portefeuilles. Ils souhaiteraient pouvoir anticiper les chiffres d’affaires à venir afin d’affiner leurs commandes en cours pour rester dans les objectifs fixés. Une action tout à fait possible sur laquelle nous allons nous pencher pour une prochaine évolution du SID.
Sur le plan technique, quels sont vos retours ?
Sébastien GUILLO
Sur un aspect purement technique, nous sommes tout à fait satisfaits. Cette solution répond totalement à nos attentes. Elle alimente la production depuis début avril sur un traitement quotidien, sur des éléments pas nécessairement simples. Nous constatons que le SID est bien mis à jour tous les matins en temps et en heure avec les bonnes données. Et surtout, d’un point de vue de l’exploitation, nous n’avons pas besoin d’y toucher, car il s’agit d’une solution automatisée stable et fiable. Ce sont des éléments pour nous très important et donc qui traduise une réelle réussite de la part d’A5sys dans cette réalisation.
Comment et pourquoi avoir choisi A5sys comme partenaire dans la réalisation de ce projet ?
Sébastien GUILLO
Pour ce projet, nous avons tout d’abord consulté plusieurs acteurs du numérique, à qui nous avons présenté un premier cahier des charges assez large de notre besoin global. Après plusieurs présentations et échanges, notre choix s’est porté sur A5sys pour différentes raisons.
L’une d’elle a été notre ressenti d’une approche personnalisée de notre besoin, avec une forte adaptabilité par rapport à notre contexte SEFI.
Une autre raison a été le pragmatisme à comprendre nos besoins et notre façon de fonctionner, qui n’est pas toujours académique. Nous avions donc besoin d’un partenaire qui nous guide et en même temps qui s’adapte à notre mode de fonctionnement. Dans les différentes étapes, il y a eu des ajustements nécessaires à considérer pour que le projet corresponde totalement à l’environnement SEFI. Ça a été une grande force d’A5sys.
Hélène BOUBIEN
Ce qui m’avait aussi marqué, c’était que dès le début nous nous sentions proche de votre vision et de votre façon de travailler. Cela s’est exprimé dans la façon de présenter le cahier des charges avec des questions très concrètes et pragmatiques d’un point de vue fonctionnel pour les utilisateurs, sans nous perdre dans la partie technique. Je ne suis pas tellement dans la partie technique pour ma part et mon premier besoin était centré utilisateur, la technique venant ensuite à mon sens.
Comment s’est déroulé l’accompagnement du développement technique ?
Sébastien GUILLO
Il s’est déroulé naturellement, car les équipes d’A5sys ont fait une étude et une préconisation des composants cibles pressentis (pour concevoir l’architecture du SID) pouvant répondre à nos besoin et enjeux avant de nous les présenter et de nous perdre dans trop d’informations. Les technologies nous ont été présentées de façon séparée avec une synthèse expliquant les atouts et inconvénients de chacun afin que notre équipe infrastructure puisse débattre et faire un choix de façon éclairé.
Par exemple, Nicolas d’A5sys, a pris le temps de nous présenter la solution Snowflake que nous ne connaissions pas du tout avant son intervention. A ce moment, un lien de confiance s’est établi, grâce à ce temps de conseil pour utiliser les technologies les plus adaptées à nos enjeux. C’est tout à fait ce type de conseil et d’expertise que nous attendons dans les échanges avec nos partenaires.
Dans notre pôle, nous sommes assez généralistes. Nous comprenons les enjeux d’un contexte et les solutions qui vont avec, cependant nous avons besoin d’être accompagné d’experts dans ces domaines pour connaître et comprendre les éléments-clés à mettre en place pour la bonne réalisation du projet.
Enfin il y a eu un transfert de compétences entre l’équipe A5sys et l’équipe SEFI afin de nous rendre autonome dans la gestion de notre nouveau SID. Actuellement, le SID fonctionne parfaitement donc nous n’avons même pas besoin de régler quoi que ce soit. Ce qui nous va parfaitement !!
Que retenez-vous de cette collaboration avec A5sys ?
Hélène BOUBIEN
Je trouve qu’il y a une belle confiance et complicité qui s’est mise entre Sébastien chez SEFI et Nicolas chez A5sys. C’est une belle collaboration qui je l’espère continuera sur cette même lancée. Nicolas est très à l’écoute et il sait s’adapter à son public qu’ils soient aculturés ou non à la solution. Nous sommes très satisfaits du mode de fonctionnement avec lequel nous sommes en relation.
Sébastien GUILLO
Il y a eu un vrai travail d’avant-vente du côté d’A5sys que l’on ne retrouve pas partout et que nous avons pu apprécier au moment de la soutenance de leur proposition de projet. Nous avons senti le travail de préparation en amont qui a été une véritable valeur ajoutée.
Et sur le plan technique, nous avons travaillé avec des experts dans le monde du décisionnel, là où pour ma part, je suis plus généraliste, ce qui était très bien, car nous nous complétions très bien. J’ai pu remarquer une positivité et une adaptabilité très appréciable dans un tel projet, venant en partie de la part de Nicolas.
Enfin, quand tout va bien dans un projet, le rendu ne peut être qu’aboutit et satisfaisant.
Merci Madame BOUBIEN et Monsieur GUILLO pour vos retours.
